L’une des nombreuses missions du formateur est de s’assurer que ses contenus de formation soient transmis à ses apprenants. Deux questions se posent donc forcément à lui : « Comment faire pour que mes apprenants soient informés de la mise en ligne d’un nouveau module de formation qui leur est destiné ? » et « Comment faire pour qu’ils s’enthousiasment à cette nouvelle ? ».
Les mails sont tout naturellement l’un des moyens les plus efficaces pour répondre à ces problématiques. Je vous propose donc de découvrir 6 conseils à mettre en place si vous souhaitez envoyer à vos collaborateurs des mails les incitants à suivre un module de formation. Issus pour la plupart du mailing marketing, ces bonnes pratiques sont ici adaptées à votre secteur d’activité.
« mes apprenants sont-ils réceptifs aux mails ? »
On peut partir d’un constat : les apprenants n’ont pas forcément accès à un ordinateur tout au long de leur journée de travail et ne peuvent donc accéder à leur boîte mail que sur certaines plages horaires. À contrario, certains collaborateurs travaillent essentiellement sur un ordinateur et peuvent être sollicités par de nombreux mails. Dans ces deux cas, votre courrier électronique peut malencontreusement « passer à la trappe ».
L’enjeu est donc pour vous de trouver la bonne fenêtre de tir afin que votre mail touche sa cible, c’est à dire qu’un maximum de personnes l’ouvre, le consulte et accède au module de formation que vous souhaitez promouvoir.
Ne minimisez pas l’importance de l’objet
L’objet est la première chose que le destinataire va voir dans sa boîte mail. Il aura donc un impact direct sur le taux d’ouverture de votre courrier. Soyez efficace et précisez à votre apprenant ce qu’il va pouvoir trouver dans ce mail. Votre objectif à travers cette courte phrase est d’obtenir une ouverture. Je vous invite à utiliser des verbes incitants à l’action, à user de l’impératif et à vous adresser directement à l’apprenant en le tutoyant / vouvoyant en fonction des codes de votre entreprise. Enfin, pensez à toujours faire un objet assez court. S’il est trop long, il sera forcément rogné en fonction des critères de mise en page de la boite mail.
Voici ci-dessous quelques exemples de sujets :
- Découvrez le dernier module sur la réglementation X23 !
- Retrouve dans cette formation un récapitulatif de la norme ISO9001 !
- [Formation] Un nouveau module vous attend !
- Ne passe pas à côté de ce point essentiel à ton onboarding !
Et à contrario, voici des exemples de formulations (et d’écriture) à éviter :
- [Formation OBLIGATOIRE] Vous devez suivre ce module !
- URGENT : vous n’avez pas suivi la formation
- Formation à suivre !
- formation
Envoyez votre mail au bon moment
L’horaire de diffusion est de base une question courante chez les professionnels du marketing. Cependant, puisque vous souhaitez promouvoir un contenu, vous vous devez de le prendre en considération. Pour être tout à fait honnête, il n’existe pas de plage horaire parfaite et générique. C’est à vous de la définir car vous connaissez les habitudes de vos publics. Pour se faire, adaptez votre envoi aux journées de vos apprenants en envoyant votre e-mail au moment où ils sont le plus à même de l’ouvrir et de suivre le contenu partagé.
Cela peut être le matin à 8h30, afin que si les collaborateurs démarrent leur journée à 9h, votre sollicitation soit en haut de leur boîte mail. S’ils quittent l’atelier à 11h30 pour rejoindre un PC partagé avant de prendre leur pause déjeuner à 12h, vous pouvez par exemple envoyer votre message aux alentours de 11h15.
Certains de vos apprenants ont aussi des rythmes de travail atypiques comme des mi-temps, des postes de nuits ou font les 3×8 (si c’est le cas, ces 4 conseils pour former les agents de production devraient vous intéresser). Sachez que certains outils vous permettent de programmer vos mails. Vous en retrouverez quelques-uns plus bas dans l’article. Gmail fait parti des messageries qui incluent nativement cette fonctionnalité.
bonne lisibilité = meilleur résultat
On se sent vite découragé lorsque l’on ouvre un mail et qu’on constate qu’il contient un énorme bloc de texte de 40 lignes bien denses. La lisibilité de votre mail va permettre de faciliter la lecture et votre apprenant va tout de suite bien identifier et retenir l’information que vous souhaitez lui faire passer.
Il existe différentes bonnes pratiques pour améliorer la lisibilité et structurer l’information :
- Le gras, c’est la vie : une information importante à faire ressortir ? Mettez-la en gras ! Vous pouvez éventuellement utiliser des couleurs, mais utilisez-les avec modération et goût pour ne pas envoyer un mail arc en ciel (en passant, le jaune sur fond blanc, ce n’est pas très lisible),
- Les phrases courtes sont vos alliés : les formulations courtes vous permettent d’aller droit au but. Vous ne vous éparpillerez pas et votre message ne sera que mieux compris,
- Une image vaut 1000 mots : une capture d’écran pour expliquer comment accéder à votre formation, un GIF pour ajouter une touche de légèreté, une infographie pour une visualisation complète d’un parcours de formation…
- Sautez des lignes : répartir votre discours en cours paragraphes permet de structurer au mieux votre message,
- Les pièces jointes, toujours en PDF : si vous partagez un fichier Microsoft Word utilisant par exemple une police spécifique, la mise en page du document peut être modifiée sur le poste du collaborateur. Ça n’arrivera pas en PDF.
Vous allez certainement redirigez vos publics vers une URL spécifique. Je vous recommande pour la rendre plus digeste, de l’ajouter en lien hypertexte ou d’utiliser un call to action ou bouton d’action.
Gardez aussi en tête que certains de vos collègues peuvent consulter leurs mails sur téléphone ou même sur tablette. Une image partagée dans le corps du texte peut donc apparaitre très petite sur mobile.
Votre mail ne doit avoir qu’un objectif
Encore une astuce issue du mailing marketing ! Votre objectif dans ces e-mails, c’est que l’individu à former aille sur votre module de formation. Je vous invite donc à ne pas le sur-solliciter avec un mail contenant 5 liens différents. Le risque est qu’une partie de ce que vous lui partagez ne soit pas consultée. Avec plusieurs liens externes, vous augmentez les chances que le destinataire ne retourne pas sur votre courrier électronique pour consulter les autres.
Il en est de même si vous faites régulièrement des relances : pensez à trouver le bon timing afin de suffisamment les espacer dans le temps. Pour certains, les formations peuvent être perçues comme une perte de temps. Les destinataires n’auront ainsi pas l’impression d’être spammés et seront donc plus réceptifs !
Quel ton est le plus approprié ?
En fonction du message que vous voulez faire passer, mais aussi en fonction des us et coutumes de votre entreprise, vous vous devez de rédiger un mail attrayant.
Si on rentre plus profondément dans les formulations de votre message, pensez à expliquer à l’apprenant ce qu’il va gagner en suivant votre formation, car ce n’est pas forcément évident au premier abord pour lui. Ce type de formulation peut vous permettre de le lui faire comprendre :
- « Grâce à cette formation sur la suite Adobe, ajoutez une nouvelle corde à votre arc. Vous pourrez par la suite gagner du temps dans la production de vos créations visuelles. »
- « Suite à la mise à jour de nos standards de production, nous vous invitons à faire évoluer vos connaissances sur les nouvelles méthodes de pressage hydraulique.«
Avec ces explications claires et précises, vous lèverez les freins de certains à suivre un contenu.
On peut facilement faire le choix de l’humour. Il n’est pas banni de l’univers professionnel, seulement vous devez l’utiliser avec modération. Comme pour les points évoqué précédemment, tout est une question de justesse. Le sujet de votre formation s’y prête t-il ? Vos destinataires ont-ils le même humour que vous ? Son utilisation ne va-t’elle pas nuire à l’objectif principal de votre mail ? C’est à vous que revient la lourde tâche de fixer le niveau de ce curseur. Mais si vous avez le moindre doute, évitez de l’utiliser.
Dans les grands groupes comme dans les plus petites entreprises, vos apprenants ne sont pas nécessairement français de naissance et ont donc une culture différente de la vôtre. Cela inclut le fait que vous n’ayez pas les mêmes références. Par exemple, il y a peu de chance que votre collègue originaire du Brésil, ayant suivi ses études en France et vivant sur le territoire depuis 6 ans, ne connaisse la réplique culte de Louis de Funès dans La soupe aux choux.
Faites preuve d’empathie et mettez-vous à la place de votre apprenant. Comment va-t-il percevoir votre message ? Va-t-il le comprendre ? Etes-vous suffisamment clair ? Votre sujet se prête t’il au ton que vous avez mis en place ? Ces questions vous permettront de juger ce que vous venez d’écrire pour être le plus en adéquation possible avec votre objectif.
N’hésitez pas a demandez à vos collègues ou à une personne extérieure une relecture. C’est justement le point que nous allons aborder ci-dessous.
Une dernière relecture avant d’appuyer sur le bouton rouge ?
Vous avez passé 30 minutes à rédiger le mail parfait : l’objet est optimisé, vous avez mis du gras, misé sur un ton qui correspond à vos publics… Vous avez même décidé de programmer votre e-mail pour 7h30, soit 30 minutes avant l’arrivée sur site des collaborateurs. Mais avant d’appuyer sur le bouton rouge et de déclencher l’envoi de 1747 mails, avez-vous relu une ultime fois votre production ?
Ce dernier survol vous permettra de voir les potentiels non-sens, fautes d’orthographes et autres coquilles qui ne vous auraient pas sauté aux yeux au moment de l’écriture. D’ailleurs, si vous avez le moindre doute concernant la conjugaison d’un verbe ou la terminaison d’un adjectif, il est tout à fait normal d’aller vérifier via une recherche sur le web ou de copier-coller votre texte sur un correcteur en ligne.
Si vous avez un peu de temps devant vous, vous pouvez attendre quelques heures ou jours histoire de revenir sur votre mail avec un regard nouveau. Sollicitez également vos collègues, travaillant ou non dans le même service que vous si vous en avez la possibilité. Ils vous apporteront forcément des retours auxquels vous n’auriez pas pensé, car ils peuvent avoir une expérience ou un ressenti différents.
Pour aller plus loin, quelques outils utiles
Voici une liste d’outils qui vous permettront d’optimiser vos envois :
Gmass : Un plugin qui fait des miracles
Gmass vous permet (sur messagerie Gmail uniquement) de programmer vos e-mails mais surtout de les personnaliser. A partir d’un fichier Excel contenant le nom, le prénom (ou tout autre information) et l’adresse mail de vos contact, vous pourrez construire un message avec des champs dynamiques. Par exemple :
Bonjour {First Name} {Last Name},
Suite à la mise à jour de {Nom Standard} nous vous invitons à faire évoluer vos connaissances sur les nouvelles méthodes de {Nom Méthode}.
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à solliciter {First Name Référent} {Last Name Référent}, votre formateur référent. Vous pouvez le contacter par téléphone au {Téléphone Référent} ou par mail à l’adresse {Mail Référent}.
Bien cordialement,
Mailchimp / Sendinblue / Mailjet : Les outils des pros du marketing
Mailchimp, Sendinblue et Mailjet, pour ne citer qu’eux, sont des plateformes d’envoi de mailing marketing. Essentiellement dédiées aux envoies de campagnes massives à plusieurs milliers d’utilisateurs, elles peuvent vous intéresser si vous avez de nombreux collaborateurs à qui envoyer des mails régulièrement. Au-delà de cette capacité à envoyer des mails en masse, elles vous offrent des possibilités graphiques quasi sans limites.
Ces outils conservent vos contacts dans une base de données. Ainsi, vous pouvez notamment suivre l’activité précise de vos collaborateurs par rapport à vos envois (taux d’ouverture, de clics, liens cliqués…), programmer des parcours de mail complet, créer des templates… Bref, une quantité énorme de fonctionnalités si vous en avez l’utilité.
Si votre entreprise est une grosse structure, je vous invite à rentrer en contact avec vos collègues du service marketing ou communication, qui doivent certainement utiliser l’une de ces plateformes.
snov.io / Mailtrack : mesurez l’activité
Snov.io et Mailtrack sont des plugins vous permettant de suivre l’activité de vos apprenants sur vos courriers électroniques après envoi. Vous pourrez ainsi savoir si votre collaborateur a bien ouvert votre mail ou cliqué sur le lien que vous lui avez partagé. Ces informations vous seront utiles si vous souhaitez par la suite envoyer un message de relance, pour éviter de resolliciter ceux qui auraient déjà ouvert votre premier mail.
Voilà, vous avez désormais toutes les clés en mains pour créer et envoyer des mails de promotion optimisés à vos destinataires ! N’hésitez pas à partager en commentaire vos propres conseils et vos retours d’expérience sur ce sujet !
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